कामाच्या उठावासाठी गठ्ठा पद्धत -- सत्याग्रही विचारधारा, वर्षारंभ अंक, फेब्रु. 1998

 

कामाच्या उठावासाठी गठ्ठा पद्धत

कामाच्या एकत्र उठावासाठी -- सत्याग्रही विचारधारा, वर्षारंभ अंक, फेब्रु. 1998

कोणत्याही मोठ्या कामाची सुरुवात पहिल्या छोट्या पावलाने होत असते. सध्या देशभरांत सर्वत्र ज्या प्रशासकीय सुधारणा करण्याची गरज वारंवार बोलली जात आहे, त्यांची दिशा काय आहे व सुरुवात झाली आहे का, हा लोकांना प्रश्न पडतो. शासनाच्या उच्च पातळीवर दोन दिशा बोलल्या जातात. एक म्हणजे जागतिकीकरण सुकर व्हावे यासाठी खुली अर्थव्यवस्था आणणे, दुसरी म्हणजे स्वच्छ आणि पारदर्शक प्रशासन निर्माण करणे. मात्र त्यासाठी कोणती पावले टाकली किंवा त्यांचा परिणाम काय झाला इत्यादि गोष्टी प्रस्तुत लेखाच्या विषय नाही. त्या ऐवजी प्रशासकीय सुधारणांसाठी मी काही छोटे प्रयोग केले, त्याबाबत हा लेख आहे. विशेषतः माझ्या सध्याच्या म्हणजे जमाबंदी आयुक्त या पदावरून केलेल्या सुधारणांबाबत.

या प्रयोगामागची भूमिका चुटकीसरशी स्वच्छ, पारदर्शी प्रशासन किंवा खुली अर्थव्यवस्था आणणे अशी नव्हती. तो टप्पा गाठायला वेळ लागेल असे मला वाटते. मात्र जसे सरकारी कार्यालयामधे काम वाढत जाते तसे ते काम करण्याच्या पद्धती बदलाव्या लागतात. नवीन पद्धत रुजवावी लागते, त्यासाठी कर्मचाऱ्यांना नव्याने प्रशिक्षण द्यावे लागते. त्यांना नवीन पद्धत समजून, तिची सवय पडून ती आत्मसात होईपर्यंत, तसेच त्या पद्धतीचे फायदे दिसू लागेपर्यंत कर्मचाऱ्यांच्य़ा सतत मागे राहून, त्यांचे मनोबल वाढवावे लागते. थोडक्यात, नवीन पद्धतीची संकल्पना, मांडणी, प्रशिक्षण, कार्यानुभव, मध्येच गरज पडल्यास फेरसुधारणा आणि फलनिष्पत्ति दिसणे, हे सर्व टप्पे पूर्ण करावे लागतात. खात्याच्या अधिकाऱ्यांकडे हे सर्व करण्याचा आवाका, इच्छा, वेळ आणि धीर असेल तरच सुधारणा घडतात, अन्यथा नाही. ‘सुधारणा’ शब्द उच्चारून झाला म्हणजे लगेच ती साध्य झाली असे नसते. मधे काही वेळ जावा लागतो. कदाचित फार वेळ लागून ती सुधारणा अपूर्ण देखील राहते. काही सुधारणा वेळेचे उद्दिष्ट ठरवून पूर्ण करता येत नाहीत आणि सुधारणेसोबत मनोवृत्तीमध्ये जो बदल घडून यावा लागतो त्याला वेळेचे कोष्टक लागू होत नाही. असे सर्व अनुभव घेत घेत हे प्रयोग चालू झाले.

लोकसंख्या, शहरीकरणाचा वेग, आर्थिक घडामोडी वगैरेमुळे सरकारी कार्यालयातील कामं पण वाढली. उदाहरणार्थ, एखाद्या रेशन ऑफिस मधे पूर्वी महिन्याला शंभर कार्ड देत असतील तर आता दोनशे द्यावी लागतात, पण त्यामुळे कामाच्या जुन्या पद्धती बदलाव्या असा प्रयत्न सहसा होत नाही. कारण हेच. नवीन पद्धत बसविताना सुरवातीला कल्पना व मेहनत दोन्हीं वापरावी लागतात. ते सुचत नाही किंवा जमले नाही तर मग काम संपविण्याचा उपाय म्हणजे तेवढ्या प्रमाणात कर्मचाऱ्यांची संख्या वाढविणे. खरे तर कोणत्याही समाजव्यवस्थेला हे परवडण्यासारखे नसते. पण सध्या तेच केले जाते, म्हणून देशाच्या आस्थापनेवरील खर्च तुलनेने वाढत जाताना दिसतो.

मी आता प्रयत्न केला की काही काम जी एकसारखी आहेत ती एकत्र आणूण एकत्रपणे संपविता येतील का? सुरुवात निलंबित कर्मचाऱ्यांपासून केली. त्यांचा निलंबन काळ सहा महिन्यांपेक्षा पुढे वाढवायचा असेल तर बऱ्याच बाबी तपासून नवा निर्णय दर तीन महिन्यांनी काढावा लागतो. तो निघाला नाही म्हणून भत्ते मिळत नाहीत, उपासमार होते अशा तारा व पत्रे नेहमी येत. ती आली की धावाधाव होऊन ती केस कशीबशी पूर्ण करून तातडी फ्लॅग लावून माझ्याकडे येत असे. कोणाची ऑर्डर सात मे पासून निघायची असेल तर कोणाची बावीस मे पासून. प्रत्येकाच्या दोन-तीन दिवस आधी पळापळी. मी माझ्या अधिकाऱ्यांना नेहमी म्हणत असे, एक चिमणी आली, एक दाणा घेतला, भुर्रकन उडून गेली, दुसरी चिमणी आली......... अशी जी न संपणारी गोष्ट असते, तशा पद्धतीने आपण का काम करतो? आपण ही पद्धत बदलू या.

मग ऑफिसने सहींसाठी तयार केलेल्या आदेशांच्या तारखा बदलायला सुरुवात केली. भत्ते ज्या तारखेपासून द्यायचे तिथून मार्च अखेर, जूनअखेर, सप्टेंबरअखेर किंवा डिसेंबरअखेर असा आदेशांत बदल केला. त्यामुळे पुढील खेपेस सर्व नवे निलंबन भत्ते आदेश एकाच तारखेपासून निघण्यास पात्र ठरले.

मी बदललेल्या तारखांबाबत कार्यालयात बरीच कुजबुज झाली होती. हे कस गैरसोयीचे किंवा चूक ठरेल हे मला दबक्या आवाजात सांगण्याचा प्रयत्न पण झाला. सरकारी कार्यालयांची एक गंमत असते, वर्षानुवर्षे जी पद्धत चालत आली ती चूक असणे शक्यच नाही म्हणून तुम्ही नवीन सांगता ते चूक, अस एक अभावितपणे वापरले जाणारे तर्कशास्त्र असते. त्यात खरोखर काय चूक आहे याचा विचार केलेला नसतो. पण याच सरकारी तंत्राची दुसरी बाजू पण आहे. खूपदा मला अनुभव आला आहे की, बाबारे, नियम काय आहे व चूक काय आहे ते दाखव म्हटले की समोरचा माणूस एक दोन मिनिटे स्तब्ध बसतो. मग उठून तुम्हाला एक नियम काढून दाखवतो आणि म्हणतो, पहा साहेब, तुम्ही सुधारणा करणे शक्य आहे, असे या जुन्या नियमात आधीच लिहून ठेवलेले आहे. अशा वेळी स्तब्ध बसायची पाळी माझी असते. असो.

पण सुरुवातीची कुजबुज जरी खालीच थांबली तरी एक एप्रिलला ज्या सर्वांचे आदेश काढणे गरजेचे होते तो सर्व केसेसचा डोंगर पाहून सबंधित क्लार्क हबकून गेला असेल तर त्याला मी दोष देणार नाही. शिवाय जमाबंदी खात्यात कोणतीही अडचण अधिकाऱ्याकडे न्यायची नाही अशी गेल्या शंभर वर्षांची परंपरा असलेली व अति कडकपणे पाळली जाणारी शिस्त आहे, त्यामुळे पहिल्या दिवशी माझ्याकडे दोनच आदेश सहीसाठी आले व इतर कुठे आहेत विचारल्यावर अतिशय कष्टी चेहऱ्याने दोन दिवसांची मोहलत द्या, सगळ्या केसेस पूर्ण करून आणून देतो असे सांगण्यात आले. जेव्हा हे आदेश त्याच महिन्यांतील वेगवेगळ्या तारखांना निघण्याचे असत तेव्हा असा अचानक लोड पडत नव्हता असेही सांगण्यात आले.

मग मी त्या संबंधित तीन-चार मंडळींची बैठक घेतली, आपल्याला काय सुधारणा व कशी करायची आहे ते सांगितले. आधीच्या वॉच रजिस्टरमध्ये तारखेवार अनुक्रमणिका केला होती. त्यावरून त्या त्या केसचे पान उघडायचे ल जे काही आदेश केले ते त्या त्या पानावर लिहून काढायचे अशी पद्धत होती, त्याऐवजी प्रत्येक महिन्यामध्ये ज्यांची ऑर्डर काढायची ती सर्व नावे एकत्र करून एका चेकलिस्टवर लिहिण्यांत आली. चेकलिस्टमध्ये तपासण्याच्या प्रत्येक बाबीसाठी एक कॉलम, असा चार्ट केला. खालच्या ऑफिस मधून जेव्हा काही सर्टिफिकेट, माहिती इत्यादी येईल तेव्हा त्या कॉलममध्ये (बरोबर) अशी खूण करायची. एक एप्रिलच्या आधी जर सर्वांच्या सर्व बाबी तपासून बरोबर ठरल्या असतील तर एकच लांबलचक आदेश काढायचा. त्यातही कॉलम घालून सर्व कर्मचाऱ्यांची नावे व इतर आवश्यक बाबी नमूद करायच्या. ती एकच ऑर्डर सर्वांना पाठवायची.

पहिल्या वेळी ही एकत्रित ऑर्डर तयार करायला त्यांना वेळ लागला. पुढच्या वेळेपासून मात्र मागची ऑर्डर पाहून नवीन तयार करणे सोपे जाऊ लागले.

या पद्धतीचे खूप फायदे झाले ते सांगायला हवेत.

आमच्याकडे निलंबन भत्याचे आदेश न मिळाल्याबद्दल येणाऱ्या तक्रारी थांबल्या. साधारणपणे एक तक्रार आली व त्यावर काहीही करायचे नसेल, तर त्या अर्जाची एकूण उस्तवारी करण्यात किमान एक मनुष्य दिवस (म्हणजे सर्व संबंधित क्लार्कचा मिळून एकूण आठ तासांचा वेळ) फुकट जातो. काही करायचे असेल तर बराच जास्त वेळ लागतो. त्यापैकी काही फुकट तर काही सार्थक असतो. याप्रकारे सरकारी कार्यालयांमध्ये बराच वेळ फुकट जात असतो हे आपले माझे निरीक्षण. तो फुकट जाणारा वेळ तक्रारी थांबल्याने कमी झाला.

एखाद्याला चुकून आमचा आदेश मिळाला नाही तर तो इतरांना विचारून त्यांच्याकडील प्रतीवरून नक्कल करुन घेऊन आपले नाव पाहू शकतो व आपला क्लेम घेऊ शकतो, कारण त्याच्याकडे वैयक्तिक जाणाऱ्या आदेशावर आमच्या मूळ शाईच्या सह्या असणे गरजेचे नाही. मूळ शाईची सही फक्त ट्रेझरीला जाणाऱ्या प्रतीवर असावी लागते.

सर्व कर्मचाऱ्यांची चेकलिस्ट एकत्रित डोळ्यांसमोर असल्याने ज्यांचे काही प्रमाणपत्र खालच्या कार्यालयाकडून आले नसतील त्या त्या विभागाच्या उपसंचालकांना आमच्या मासिक मीटिंगमध्ये चार्ट दाखवून त्यांचा उशीर का असे विचारता येऊ लागले, त्यामुळे तो उशीर बराच आटोक्यात आला.

ज्या क्लार्कला प्रत्येक केसची आठवण ठेऊन एकेक आदेश तयार करावा लागे किंवा तक्रारी आल्या म्हणून किंवा काहीतरी चूक राहिली म्हणून धावपळ करावी लागे, त्याचे काम खूपच सुटसुटीत झाले. पूर्वी डिस्पॅच क्लार्कदेखील वेगवेगळया तारखांना त्यांच्याकडून दिले जाणारे आदेश एकेक करून नोंदवित असे. आता तो एकत्रित ऑर्डर डिस्पॅच रजिस्टरला चिटकवतो, त्यांतील प्रत्येक नावावर (बरोबर) अशी खूण करतो आणि एवढे आदेश रवाना एवढीच एक नोंद घेतो.

यात कागद जास्त खर्च होईल अस आधी वाटले; कारण प्रत्येकाला एकूण लांबलचक यादी पाठवली जाते. पण या आधी एकेक आदेश निघायचा तेव्हा प्रत्येक आदेशाची प्रत संबंधित सहा सात कार्यालयांना पाठवावी लागतच होती. आता त्या कार्यालयांना पाठवायच्या प्रती कमी झाल्या. एकूण हिशोब सारखाच. त्यातून थोडा कागद जास्त लागत असेलच तर वेळेची जी बचत झाली तिचे महत्व कैक पटींनी आहे, शिवाय अशी एकत्रित माहिती भविष्यकाळातील शोधाशोधीत फारच उपयोगी ठरते.

खालच्या म्हणजे विभागीय, जिल्हा व तालुका पातळीवरील कार्यालयात देखील या पद्धतीमुळे सुटसुटीतपणा आला.

मात्र हे लक्षात ठेवले पाहिजे की यामुळे प्रत्येक व्यक्तीची फाइल एकेकटी तपासण्याची क्लार्कची मूळ जबाबदारी कमी होत नाही. एवढेच की सर्व फाइल एकदम तपासून एकत्रित नोंदी घेण्यामुळे कामात चूक जवळजवळ रहातच नाहीत. सर्व सारख्याच बाबी तपासल्या जात असल्याने काम लवकर संपते. मुख्य म्हणजे तक्रारी कमी होऊन खूप वेळ वाचतो.

विभागीय उपसंचालकांना देखील त्यांच्याकडील तृतीय वर्गातल्या कर्मचाऱ्यांचे निलंबन भत्ते आदेश काढायचे असतातच. त्यांनी जेव्हा आपणहून हीच पद्धत वापरायला सुरुवात केली तेव्हा मला कळले की आपले प्रयत्न सार्थकी लागले.

खरे तर ही पद्धत मी नाशिक विभागीय आयुक्त असल्यापासूनच सुरु केली होती, मात्र तिथे ती एवढ्या काटेकोरपणामे सुरु झाली नव्हती, त्यामुळे आताही तिथे चालू असेल की नाही माहित नाही. यावरून लक्षांत यावे की एखादी नवी पद्धत टिकेपर्यंत तिच्याकडे काटेकोरपणे लक्ष ठेवावे लागते.

एकदा ही पद्धत सोपी आहे हे पटल्यावर अजून कुठे अशीच पद्धत वापरता येईल असा शोध सुरु झाला. आमची कित्येक तालुका कार्यालये नव्याने स्थापन झाल्यामुळे भाड्याच्या इमारतीत आहेत. त्यांची भाडेदराची मंजूरी आमच्या कार्यालयाकडून दिली जाते व ती देखील थोड्या थोड्या काळासाठीचकाढता येते. तीही आता आम्ही प्रत्येक विभागासाठी एकत्रितपणे एप्रिल ते मार्च अशी एक ऑर्डर काढतो.

खात्यात वर्ग एक व दोन मिळून सुमारे साडेचारशे अधिकारी आहेत. त्यांना खूपदा छोट्या छोट्या कामासाठी अर्जित रजा लागते. ही रजा विभागीय उपसंचालक मान्य करतात. मात्र नियम 39 खालील स्थानापन्नतेचे प्रमाणपत्र देण्याचे अधिकार जमाबंदी आयुक्तांना आहेत. या प्रमाणपत्राअभावी रजेचा पगार व इतर बऱ्याच बाबी अडून राहतात. खरे तर नियम 39 चे अधिकार उपसंचालकांना देण्यास काय हरकत आहे? तसे झाले तर रजा मंजुरीसोबतच ते आदेश निघू शकतात. हा नियम दुरुस्तीसाठी शासनाला लिहिले तरी कारवाई पूर्ण होण्यालाकाही कालावधी लागणारच. तोपर्यंत उपाय काय? मग हे नियम 39 चे आदेश देखील आम्ही महिन्यातून एकत्रितपणे एकदाच काढायला सुरुवात केली.

कार्यपद्धतीमधे केलेला हा सुधार तसा खूप छोटा आहे. पण त्यामागे एक तत्व आहे! सारख्या कामांचा एकत्रित पद्धतीने उरक एवढे छोटेसेच तत्त्व! पण त्यातून वेळ वाचणे, तक्रारी कमी, तपासणी जास्त चांगली, शिस्त, मासिक सभेमधे आढावा असे कामाला वळण लावू शकणारे फायदे झाले आहेत. इतर खूप लहान मोठ्या कार्यालयांना ही पद्धत वापरता येईल.