छोट्या छोट्या सुधारणा -- स्त्रग्धरा दिवाळी अंक -- 2000

छोट्या छोट्या सुधारणा

स्त्रग्धरा दिवाळी अंक -- 2000
लीना मेहेंदळे

     महाराष्ट्राची लोकसंख्या सुमारे १० कोटी आहे. त्यापैकी १ कोटी मुंबईत आहे. सुमारे ६ कोटी लोकवस्ती शहरांत आणी ४ कोटी खेडोपाड्यांत आहे. भारत जरी खेड्यापाड्यांचा देश असला तरी महाराष्ट्रात मात्र झपाट्याने शहरीकरण होत आहे.

     महाराष्ट्र शासनाचा कारभार चालवणा-या प्रशासन यंत्रणेत अधिकारी व कर्मचारी मिळून साडे सहा लाख व्यक्ति आहेत. या शिवाय इतर शासकीय उपक्रम उदा. कार्पोरेशन्स किंवा इन्स्टिट्यूट इत्यादि मधून तीन लाखांच्या आसपास व्यक्ति आहेत. जिल्हा परिषदा व म्युनिसिपल बॉडीज मधील कर्मचा-यांची संख्या देखील प्रत्येकी तीन- तीन लाख आहे. या शिवाय सर्व शाळांच्या, मग त्या सरकारी असोत अगर खाजगी, सर्व शिक्षकांच्या पगाराची रक्कम त्या त्या संस्थेला अनुदान स्वरूपाने दिली जाते. अशा शिक्षकांची संख्या देखील सहा लाखांच्या वर आहे. ही सखोल आकडेवारी देण्याची गरज अशी की इतक्या लोकांचे पगार जनतेच्या खिशातून दिले जातात- म्हणजे सुमारे वीस- बावीस लाख लोकांचे. त्यामुळे सामान्य जनांना या सर्व यंत्रणेकडून कशी वागणूक मिळते, जनतेची काम किती लौकर किंवा उशीरा होतात हा त्यांच्या दृष्टीने जिव्हाळ्याचा प्रश्न तर आहेच पण अधिकारवाणीने विचारण्यासारखाही आहे.

     ज्या गतीने लोकसंख्या वाढते त्यापेक्षा कितीतरी जास्त वेगाने सरकारी- दरबारी करावी लागणारी कामे वाढतात. तिथे एकास एक हे प्रमाण चालत नाही. या उलट लोकसंखेच्या गतीने  शासकीय कर्मचा-यांशी संख्या वाढवता येत नाही. कारण त्यांच्यावर होणारा खर्च बाजार भावाच्या तुलनेने जास्त असतो. दुसरे कारण असे की प्रशासकीय यंत्रणा लोकसंख्येच्या गतीने वाढवायची की त्याही पेक्षा जास्त गतीने निर्माण होणा-या प्रश्नांच्या गतीने वाढवायची? कोणतेही उत्तर घ्या, अशी वाढवलेली यंत्रणा पुरेशी असणार नाही आणि परवडणार देखील नाही हे उघड आहे.

     यावर मला सुचलेला व मी वेळोवेळी वापरलेला उपाय असा की प्रशासकीय कामांच्या पध्दती बदलायच्या, कित्येक जुनाट झालेले नियमही बदलायचे, कांही गतिमान पध्दती आणायच्या, तरच प्रशासकीय कामांचा वेगाने उरक होऊ शकेल.

    सध्याची प्रशासकीय घडी इंग्रजांनी बसवली व सुमारे शंभर- दीडशे वर्षात ती व्यवस्थित बसली. त्यांच्या आधी महाराष्ट्रात शिवाजी  व पेशवेकालीन राज्यव्यवस्था होती. तसेच देशात इतरही त्यांच्या पुरत्या पध्दती व यंत्रणा होत्याच. पण त्यांची चर्चा इथे अप्रस्तुत आहे. इंग्रजांच्या पध्दतीत कितीतरी गुण होते पण सगळ्यांत मोठा एक दोष असा होता की एका परकीय सत्तेने एतद्देशीयांवर हुकुमत गाजवण्यासाठी राववलेली ती यंत्रणा होती. नेटिव्ह लोकांवर अविश्वास ही त्या यंत्रणेतील एक पायाभूत बाब होती व नेटिव्ह यंत्रणेने इंग्रज राज्यकर्त्यांशी ईमान राखाव ही त्यांच्याकडून अपेक्षा  होती. त्यामुळे स्टिक अॅण्ड कॅरेट नियम, डबल अकौंटिंग चा नियम, चेक्स अॅण्ड बॅलन्सचा नियम इत्यादि सध्याच्या मॅनेजमेंट शास्त्राच्या पुस्तकांतून कालवाह्य झालेले कित्येक सिध्दान्त त्या पध्दतीत लागू होते व आजही आहेत.

      प्रशासन किंवा मॅनेजमेंट हे एक गतिशील शास्त्र आहे. दीडशे ते दोनशे वर्षांपूर्वी घालून दिलेली चौकट आज जागोजागी तुटलेली, पिचलेली, न चालणारी दिसत असेल तर त्यांत आश्र्चर्य कांहीच नाही. अगदी सिमेंट कांक्रीटचा रस्ता बनवला आणि त्याला मेन्टेनन्सचा खर्च कांहीच नाही म्हणून आनंदात राहिलो तरी सुमारे चाळीस ते साठ वर्षानंतर त्याचे आयुष्यमान संपून त्याची नव्याने बांधणी करावी लागते. मुद्दा हा की यंत्रणा कुठलीही असो, तिची दरवर्षी डागडुजी, व रंगसफेदी करावी लागते, तसेच कांही काळानंतर ती स्क्रॅप करून तिची पुनर्बांधणी करावी लागते. स्वातंत्र्यानंतरच्या पन्नास वर्षांत आपण ते केलेले नाही व तसे करू शकण्याची आपल्या आजच्या प्रशासनाची क्षमता आहे का यावरच एक प्रश्नचिह्न लागलेल आहे.

     तरीपण वेळोवेळी या यंत्रणेत लहान मोठे सुधार घडवून आणणे शक्य झालेले आहे. कांही सुधारणा कायमस्वरूपी झाल्या तर कांही तात्पुरत्या ठरल्या व त्या करणारे अधिकारी बदलून गेल्यानंतर पुढील आलेल्या अधिका-यांनी त्याच्याकडे विशेष लक्ष दिले नाही. तरी त्यांचे महत्व कमी होत नाही, कारण अशा झालेल्या
तात्पुरत्या सुधारणा देखील लगेचच बिघडून जात नाहीत- त्यालाही थोडा काळ लागतोच आणि त्याच काळांत एखादा चांगला अधिकारी मिळाला तर आणि त्याने तीच सुधारणा उचलून धरली तर तिची चांगली फळे लौकर मिळून जातात.

      अलीकडे संगणकामुळे कित्येक सुधारणा सोप्या आणी सहजशक्य झाल्या आहेत. ज्या अधिका-यांना संगणक कळला, (इथे येणे आणि कळणे या दोन गोष्टीत फरक समजून घेतला पाहिजे.) त्यांनी त्याचा नीट उपयोग करून घेतला. तरीही संगणक प्रणालीचा खरा उपयोग म्हणजे प्रशासन यंत्रणेतील संख्यिकी माहितीचटकट हाताळून त्यांच्या आधाराने प्रशासकीय चौकटीत योग्य ते बदल घडवणे. ते अजून कित्येकांना जमलेले नाही.

    संगणाकाचा उपयोग त्यांत एक महत्वाची खुबी आहे. या सुधारणेमुळे तयार केलेली नवी पध्दत संपूर्णपणे संगणकावर सोपवायची नसते, तर त्यापैकी वीस- एक टक्के पध्दत तरी माननीय यंत्रणेच्याच हातात ठेवायची असते. अशा संमिश्र हाताळणीचे कित्येक फायदे मला दिसून आलेले आहेत. पूर्णपणे संगणकीय पध्दत कित्येकदा अवाढव्य खर्चाची ठरते त्या ऐवजीसंमिश्र पध्दत कमी खर्चात भागते. जे कर्मचारी या पध्दतीपैकी वीस टक्के काम स्वतःच हाताळतात, त्यांचे संगणकीय ज्ञान व समजूत झपाट्याने वाढते. त्यांचा आदर्श घेऊन इतरही कर्मचारी पटकन संगणक शिकतात.

     संगणक पध्दत तयार करतांना मला आलेला दुसरा अनुभव देखील महत्वाचा आहे.   अशी पध्दत तयार करण्यासाठी बाहेरून तज्ज्ञ माणसे आणली की खान्यातील किचकचपणाची पुरेशी जाणीव त्यांना कधीच येऊ शकत नाही त्यामुळे त्यांनी निर्माण केलेल्या कार्य पध्दतीत हटकून चुका रहातात आणि त्या सुधारण्यासाठी खात्यातील जुनी जाणती मंडळी हतबळ ठरतात. उदाहरणार्थ वीज . बिलांचे संगणकीकरण झालेतेंव्हा निल- बिल हा प्रकार पण असतो हे प्रोग्राम तयार करणा-यांना माहीत नव्हते. त्यातून निर्माण झालेले घोळ आणि ग्राहकांना सोसावी लागलेली अडचण संपवायला कित्येक वर्ष लागली. अशीच कित्येक उदाहरणे देता येतील, जिथे संगणकाचे काम बाहेरून केल्यामुळे खात्यातली माणस निरूत्साही झाली.

     संगणकांचा वापर जगोजागी सुरू झाल्यानंतर अशीही एक समजूत पसरली की सरकारी सुधारणा म्हणजे संगणकाचा भरपूर वापर. ही समजूतही चुकीची आहे. कित्येक सुधारणा संगणकाशिवायच करायच्या असतात कारण तिथे मूळ प्रश्न प्रवृत्तीचा देखील असतो.

    मी सेटलमंट कम्शिनर असतानाची घटना. खात्यातील कित्येक कर्मचारी व अधिकारी निलंबित होते. या सर्वांना तीन महिन्यापुरतीच निलंबन - भच्याची आईर काढता येते- तीन महिन्यांनी पुनः दुसरी काढायची. प्रत्येक ऑर्डर साठी सेटलमेंट कमिश्नरचीच सही हवी.

    खर तीन महिने म्हणजे अगदी कॅलेंडर वर बोट ठेऊनच हवे कां? त्या ऐवजी एखादी ऑर्डर ९३ किंवा १०७ दिवसांसाठी नसू शकते कां? पण ते करायला कुणाही अधिका-याचा धीर होत नाही किंवा तसे सुचवायची कुणाही क्लार्क, किंवा डेस्क अधिका-याची जबाबदारी नाही. बरं, ऑर्डर कमी दिवसांची तरी असू शकते की नाही?

    प्रत्येक निलंबित कर्मचा-याची ऑर्डर वेगवेळ्या फाईल मधे वेगवेगळ्या दिवशी यायची. आपल्याकडे किती जण निलंबित आहेत अस विचारल तर कुणाला पटकन उत्तर सांगता यायच नाही. कामाची एकूण व्याप्ति किती हा अंदाज घेण्याची सवय नाही. त्याऐवजी येईल ती फाईल येईल तेंव्हा हाताळायची हा खाक्या. निलंबन आदेश ही एक बाब झाली. अशा कित्येक बाबींमधे कामाची हीच पध्दत सर्व सरकारी कार्यालयांमधून चालत असते.
    मी एक केल- प्रत्येक फाईल वर सही करतांना तो निलंबन भत्त्याचा आदेश एखाद्या महिन्याच्या अखेरीपर्यंत येईल अशा पध्दतीने त्याच्या तारखा दुरुस्त केल्या जेणेकरून पुढची आर्डर एक तारखेपासून असेल. डेस्क अधिका-यांना आदेश दिले की कोणतीही फाईल ठेवतांना त्या एक तारखेला एकूण किती आदेश निघायला हवे होते त्यांची यादी द्या व सर्वांचे आदेश एकत्र एकाच ऑर्डर मधे काढा. या पध्दतीमुळे तिथून पुढे आमचे निलंबन भत्त्याचे आदेश निघतांना एकाच आदेशाव्दारे कधी सात- आठ तर कधी पंधरा-वीस कर्मचा-यांचे आदेश एकत्र निघू लागले. यामुळे कामातला खर्ची पडणारा वेळ वाचून कार्यक्षमता वाढली - ती कशा कशा पध्दतीने?

      पहिली गोष्ट म्हणजे दिरंगाई टळली कारण प्रत्येक महिन्याच्या एक तारखेला कुणाचे आदेश निघणे अपेक्षित होते ती यादी मला द्यावी लागत असे.
   
      प्रत्येक कर्मचा-यासाठी एक असे कित्येक आदेश टाईप करणे, तपासणे, आऊटवर्ड रजिस्टरला नोंदी घेणे ही कामे वाचली- त्या ऐवजी एकदाच टाईप करून काम भागले.

      ज्यांचे आदेश एकत्र निघत होते त्यांना त्यांची स्वतःची प्रत मिळाली नाही तर इतरांना विचारून आदेश निघाल्याची माहिती मिळत होती. या सर्वामुळे निलंबन भत्ता मिळाला नाही अशा तक्रारी देखील थांबल्या.

     तक्रारी अर्जांची एक गोष्ट असते. एक तक्रारी अर्ज आला की त्याची नोंद घेणे, त्याची फाईल हुडकणे, त्यावर वाचन व विचार करणे, त्यावर चौकशी करणे व जमल्यास निर्णय घेणे. त्यांना आधी पोच देणे व नंतर उत्तर देणे या सर्व प्रक्रियेसाठी एका तक्रारी अर्जामागे किमान पंधरा मनुष्य दिवस जातात. हा सर्व सरकारी कार्यालयांमधला अनुभव आहे. यात भरपूर वेळ जातो. पण म्हणून आलेला तक्रारी अर्ज केराच्या टोपलीत टाकणे हे त्याचे  उत्तर नसते. तरी कांही ठिकाणी हे केले जाते. याच उलट टोक म्हणजे कार्यालयात हे कितीss काम आहे अस म्हणून खूष होणारे लोक ही असतात कारण आपण खूप काम केले असे सांगता येते. पण जनतेच्या पैशाच्या दृष्टीने विचारल तर हा अपव्ययच असतो. त्याऐवजी तक्रारी थांबतील अशी काळजी घेतली तर वाचलेल्या वेळामधे कित्येक नवी, चांगली कामं होऊ शकतील. त्यासाठी बर सांगितल्याप्रमाणे गठ्ठा पध्दतीने कामे निपटायची युक्ति वापरता आली पाहिजे. त्या साठी सिस्टम मधे लागतील ते बदल केले पाहिजेत. या बदलांबाबत हाताखालच्या कर्मचा-यांच व अधिका-यांच प्रबोधन केल पाहिजे. ही निरंतर चालणारी प्रक्रिया आहे.

     सन् १९७५ साली देशभरात कमाल शहरी जमीन धारणा संबंधी कायदा लागू झाला. त्यांत असे म्हटले होते की शहरी भागात ज्यांची जमीन असेल त्यांनी सर्वांनी स्वतःहून सरकारला आपल्या जमीनीची माहिती  द्यावी. ही माहिती ठराविक तारखेच्या आंत सरकारी कार्यालयात जमा न केल्यास शिक्षेची तरतूद होती. पुण्याच्या कार्याल्यांत खूप अर्ज येत होते . त्या वेळी तिथे करंदीकर नांवाचे अधिकारी होते. त्यांनी झटकन निर्णय घेतला की अर्ज स्वीकारतांना फक्त सिरीयल नंबर न टाकता त्याच्या मागे नावाचे आद्याक्षर देखील टाकायचे. हा निर्णय अगदी चटकन आणि वेळेत घेतलेला असा म्हणावा लागेल. पुढे चार-सहा वर्षाने मी त्या पोस्टवर गेले असता या निर्णयाचं महत्व लक्षात आल. (इतर मोठ्या शहरांत ही पध्दत नव्हती). कदाचित त्यावेळी तो निर्णय घेतला गेला नसता तर पुढे पुण्यामधल्या सुमारे पंधरा हजार केसेस मधे समोर आलेल्या माणसाची केस पटकन शोधणे कितीतरी कठिण गेल असत. त्या काळात संगणक नव्हते हे लक्षांत घेतल म्हणजे या निर्णयाचे महत्व कळत. अजूनही कित्येकदा संगणक नसले तरी असे कल्पक निर्णय घेण शक्य असत. पण अशी सिस्टम, किंवा घडी योग्य रीतिने बसावी म्हणून सगळेच अधिकारी जागरूक किंवा सक्षम असतातच असे नाही.

     मी पुण्याला कमाल शहरी जमीन धारणा कायद्याखाली अॅडिशनल कलेक्टर असतानीच गोष्ट.  ज्यांच्या केसचा निकाल लागलेला नसेल त्यांना जमीनीसंबंधी कोणताही व्यवहार किंवा बांधकाम करायला मज्जाव होता. केसचा निकाल कसा लावला जायचा? तर त्या त्या व्यक्तीने कायद्याच्या कलम ६ खाली अर्जात भरून दिलेली माहिती  महसुली यंत्रणेकडून तपासून घ्यायची. त्यापैकी जेवढी मर्यादित जमीन त्याच्या जवळ शिल्लक ठेवायला कायद्याची परवानगी आहे तेवढी नकाशावर दाखवायची. बाकी सरकार- जमा करायची. मात्र त्या आधी त्या व्यक्तीला नोटिस काढून, सूचना देऊन त्यांची कोणती जमीन सरकारजमा करणार त्याबद्दल त्यांच म्हणणं मांडायला परवानगी द्यायची. त्यासाठी ४५ दिवसांची मुदतही द्यावी लागायची. सरकारने ठरवल होत की ज्या केसेस मधे मोठमोठ्या जमीनी सरकारजमा होण्याची शक्यता असेल तीच प्रकरणे आधी करायची. या प्रमाणे मी येण्याआधीच अशा बारा- पंधराशे प्रकरणांची यादी तयार झालेली होती. मात्र यातील प्रत्येक संबंधित व्यक्ति वरपर्यंत पोचू शकत असल्याने  वकीलामार्फत किंवा अन्य उपायांने केस लांबणीवर टाकू शकत असे. प्रत्यक्ष एखाद्या दिवसभरांत जेमतेम दोन केसेसही निघायच्या नाहीत.

      ज्यांच्या जमीनी कमाल धारणेपेक्षा म्हणजे पुण्यासाठी हजार चौरस मीटर पेक्षा थोड्याच जास्त असतील, त्यांना थो सूट देण्याची सोय होती. याशिवाय कित्येक केसेस अशा होत्या जिथे सूट देऊनही थोडीच जमीन सरकार जमा होऊ शकणार होती. पण अशा सर्व केसेस मागे ठेवण्याबाबत तोंडी सूचना होत्या असे म्हणता येईल.

    एकदा मला एक म्हातारे सज्जन भेटायला आले. एव्हाना कायदा येऊन पाच वर्ष झाली होती व त्यांना रिटायर होऊनही तेवढाच काळ लोटला होता. त्यांनी मला विचारल- मी एक प्रामाणिक सरकारी अधिकारी होतो. कधी काळी एक प्लॉट घेऊन ठेवला होता. पण सैन्याच्या नोकरीमुळे घर बांधता आल नव्हत. निवृत्तीनंतर छोट घर बांधून स्वतःच्या घरात राहायची कल्पना होती. पण जमीन गेली- पाच वर्ष तुमच्याकडे अडकून आहे. नवीन बांधकामाला जमीन किंवा परवानगी मिळू शकत नसल्याने सर्वत्र भाड्याच्या घरांचे भाव भडकले आहेत. अशा परिस्थितीत मला अजून किती वर्ष माझी जमीन उपभोगायला मिळणार नाही हे कळू शकेल कां?

     या घटनेनंतर मी माझ्या ऑफिस पुरती प्रायोरिटी बदलली. ज्यांच्या जमीनी पटकन सुटू शकत होत्या त्याच केसेस आधी घेतल्या. पंचेचाळीस दिवस मुदतीची नोटिस दिली असेल तरी जमीन मालकाने स्वतःच मला एवढी मुदत नको, नोटिस मान्य आहे अस लिहून दिल तर, त्यांची सुनवाई आधी करायला घेतली. मोठ्या जमीनींची प्रकरण करून जास्तीत जास्त जमीन सरकार जमा का करत नाही असा वरिष्ठ अधिका-यांचा रोष होऊन त्यातील एकाने तर कान्फिडेन्शियल रिपोर्टला नोंद घेईन हे ही सांगितले व पुढे त्यांना करायचे तेच केले. पण लेखी आदेश मात्र दिले नाहीत. मी ही माझी प्रायोरिटी थांबवली नाही.

     या प्रकरणांत महत्वाची गोष्ट अशी की एक म्हातारे गृहस्थ पोटतिडकीने त्यांची अडचण सांगतात म्हणून त्यांच्यापुरती केस करून टाकून पुनः नेहमीच्या रूटिनवर येण शक्य होत. पण एका प्रकरणांतून जनरल प्रश्न लक्षांत आला आणि कित्येकांना तोच प्रश्न भेडसावत असला तर त्या संपूर्ण प्रश्नालाच हात घातला पाहिजे अशा भावनेने काम केले. सिस्टम मधे असले बदल अधिका-यांना करता आले नाहीत तर शेवटी लोकांचा त्रास वाढवणारच.

     त्याच काळांत या कायद्याचा फोलपणा, त्यातून लोकंना झालेला त्रास, निर्माण झालेली जमीन टंचाई आणि त्याचे फायदे उपटणारे कित्येक जण हे देखील समोर दिसत होते. ज्यांची पुष्कळ जमीन सरकारजमा होणार असूनही ज्यांनी सज्जनपणे कायद्याच्या उदिष्टाचा मान राखला त्यांची जमीन सरकारजमा झाली. या उलट जे जमीनीचे व्यापारी होते, सरकारी नियम धाब्यावर बसवून शेतीची जमीन बिगर शेतीकडे वळवत होते, अशांनी निरनिराळ्या उपायांनी स्वतःच्या जमीनीची सुटका करून घेतली. इतके असूनही हा कायदा रद्द करावा असा ठाम सल्ला मी शासनाला दिलेला नव्हता किंवा माझ्या माहितीत इतरही कुणी अधिका-याने आपणहून दिलेला नाही. अजूनही हा कायदा धड रद्द नाही आणि धड राबवला जात नाही अशाच अवस्थेत आहे. याच एक कारण लक्षात येत -- सरकारची कांही धोरण चुकत आहेत, अस जर अधिका-यांना प्रांजळपणे वाटत असेल तर त्यांनी याबद्दल सरकारला कळवाव, मंत्रालयात त्याबद्दल चर्चा घडवून आणावी, निदान चार- सहा वरिष्ठ अधिकाऱ्यांच्या ग्रुपने हे मत ऐकून घ्याव, यासाठी कनिष्ठ अधिका-यांना प्रोत्साहन दिल जात नाही. फार फार तर त्याच खात्याचे सेक्रेटरी तोंडी चर्चेत ऐकून घेतात. तेही स्वतः तेवढे चौकस असले तरच.

      पण अशी सुधारणा किंवा चर्चेची सिस्टम बसवावी याची गरज कुणाला वाटते? पुढा-यांना, अधिका-यांना की ज्यांचे प्रश्न यामुळे लोकर सुटू शकणार आहेत त्या जनतेला? माझ्या मते कांही वैयक्तिक उदाहरणं सोडली तर कुणालाही नाही.

    पण सेटलमेंट कमिशनर असतानाच एक प्रयोग मी केला होता. दर महिन्याला आमच्या  सर्व चाळीस जिल्हा पातळीवरील अधिका-यांची बैठक होत असे. त्या मधे कुणी किती काम केल, किती उदिष्ट मागे राहिल, याच बरोबर खात्यांत कांही नव्या पध्दती आणण शक्या आहे का, कांही प्रश्न आहेत कां किंवा कांही सर्क्युलर्स काढावी कां अशी  चर्चा घडवून आणायला मी सुरुवात केली. मी अशीही पद्धत सुरु केली की या बैठकीला प्रत्येक विभागातून एक- दोन तालुका पातळीचे अधिकारी तर कांही हेड- क्लार्क पातळीचे अधिकारी पण बोलवायचे. यासाठी वर्षभराचे बैठकींचे दिवस आधीच ठरवून दिले. त्याचवेळी कोणत्या बैठकीला कोणत्या तालुक्यांचे कोण अधिकारी येतील हे पण ठरवून त्यांना वर्षारंभीच कळवून टाकले. या सभांमधे लक्षात आल की त्या आधी होणाऱ्या आमच्या चर्चेमधे कित्येक विषय वरवरच बोलले जायचे पण ही मंडळी बैठकांना येऊ लागल्यानंतर योजना राबवण्यामधल्या अडचणी ख-या कळू लागल्या. मला आठवत, आधी कधीतरी माझे एक घनिष्ठ सहकारी चीफ सेक्रेटरींचे खास अधिकारी नियुक्त झाले होते. तेंव्हा मंत्रालयातील कलेक्टर कान्फरन्स मधे कांही डेप्युटी कलेक्टर्स, कांही तहसिलदार या मंडळींना देखील बोलवाव अस मी सुचवल होत, व यावर आम्ही थोडी चर्चा केली होती. (पण ते झाल नाही.) नंतर मी नाशिक कमिशनर म्हणून नियुक्त झाले तेंव्हा मला या चर्चेचा विसर पडला होता त्यामुळे तिथल्या मीटींग्स मधे हे करता आल असत, तरीही केलं गेल नाही. पण त्यानंतर सेटलमेंट कमिशनर झाल्यावर ही पध्दत मी राबवली. म्हणूनच मला एका कार्यक्षम आय्. ए. एस् अधिका-याचे शब्द आठवतात- आपण सर्वोच्च प्रशासकीय अधिकारी असूनही कितीतरी संधी आपण वाया घालवत असतो.

      प्रशासनात डेलिगेशन ऑफ अॅथॉरिटी ही महत्वाची बाब आहे. कित्येक निर्णय खालच्या पातळीवर लौकर व जास्त सयुक्तिक पणे दिले जाऊ शकतात. पण आपण डेलिगेट केलेल्या अॅथॉरिटीच्या अंमलबजावणी व्यवस्थित होते की नाही हे मॉनिटरिंगच तंत्र ब-याच अधिका-यांना जमत नाही. मॉनिटरिंग साठी मागवली जाणारी माहिती कशी असावी? माझा नियम असा की ती शक्यतो एकाच पानात मावणारी, सात-आठ अधिकाऱ्यांची किंवा सात- आठ भौगोलिक क्षेत्रांची एकाच वेळी तुलना करू शकणारी व एका दृष्टिक्षेपातच वरिष्ठ अधिकारी खालील अंमलबजावणी मधे झालेल्या चुका ओळखू शकेल अशी असावी. या साठी मॉनिटरिंगचे फॉर्म काळजीपूर्वक ठरवले पाहिजेत. त्याचबरोबर वरिष्ठ अधिका-याला नेमक माहीत असल पाहिजे की खालील पातळीवर चुका कुठे आणि कशा पध्दतीने होतात आणि मॉनिटरिंगच्या रिपोर्ट मधे या चुका आपोआप उठून दिसण्यासाठी रिपोर्टचे डिझाईन नेमके कसे करायचे?

     याचा नमुना म्हणून नाशिकचे उदाहरण घेता येईल. प्रत्येक तहसिलदार ऑफिसची ऑडिट तपासणी सरकारच्या ऑडिट पथका कडून व्हावी लागते. पण हे पथक एका वर्षात कांही मोजक्या तालुक्यांनाच भेटी देऊ शकत. मग फक्त तिथलेच गोंधळ उघडकीला येतात.

    मी कमिशनर असतांना एकपानी चार्ट करवून घेतला. त्यांत उभ्या आडव्या रेघा आखून खण पाडले. उभ्या कॉलम्समधे १९७५ ते १९९५ ही वीस वर्ष तर आडव्या ओळींमधे मधे एकेका तालुक्याच नांव. प्रत्येक तालुक्याच्या पुढे ज्या त्या वर्षी तपासणी पथक तिथे गेले नसले तर फुली मारायची आणि गेले असले तर त्यांनी किती शक काढले होते ती संख्या लिहायची. हा मास्टर चार्ट एका जिल्ह्याची पूर्ण माहिती एका पानावर देवू शकत होता. त्यावरून तत्क्षणी दिसून यायच की काही तालुक्यात कुठे पंधरा तर कुठे दहा वर्षांत तपासणी पथक गेलेलच नव्हत. त्यामुळे त्यांना त्या तालुक्यांना जायचे आदेश देता आले. पुढे कलेक्टरच्या मीटींगला आम्ही मास्टर चार्ट  वरून विचारू लागलो- अमक्या वर्षी काढलेले (इतके जुने!) शक कधी पूर्तता करणार? इत्यादि! तसेच कित्येक शक एक सारखेच म्हणजे तोच शक वेगवेगळ्या तालुक्यांत किंवा एकच शक सतत दोन- तीन वेळा निघालेला असे. अशा वेळी त्या सर्व  शकांसाठी एकच वेगळी फाईल बनवून प्रत्येक ठिकाणी त्याची पूर्तता करून घेऊन पुनः त्या चुका भविष्यांत होऊ नयेत यासाठी सूचना देता येणे शक्य झाले.

     खरीप हंगामात प्रत्येक कलेक्टर कडून दर आठवड्याला शासनाला पीक पहाणी अहवाल पाठवला जातो. हा तालुकावार असतो. त्यामधे जून-जुलैत तालुक्यांत त्या आठवड्यांत किती पाऊस झाला, किती क्षेत्रात पेरण्या झाल्या, कालांतराने उगवण कशी झाली, पिकांची वाढ कशी आहे, मधेच कांही नैसर्गिक संकट आल तर त्यामुळे किती क्षेत्रातील पिकांना धोका किंवा नुकसान झाला, वगैरे करत शेवटी ऑक्टोबरमधे कापणी किती झाल्या, पीक कसे आले इथपर्यंत वर्णन असते. त्यानंतर रबी मोसमासाठीही नोव्हेंबर ते मार्च असेच अहवाल जातात.

      या विषयाची फाईल अत्यंत जाडजूड व वजनदार असते. संबंधित क्लार्क दर तालुक्याचे एक पान या प्रमाणे पंधराएक पानी अहवाल, त्या सोबत शासनाला कव्हरिंग लेटर, अस सर्व तयार करून मधल्या एक किंवा दोन अधिका-यांमार्फत कलेक्टरला सादर करतात. कलेक्टर साधारणपणे फक्त कव्हरिंग लेटर वाचून आपण शासनाकडे कोणत्या आठवड्याचा अहवाल पाठवत आहोत, आणि त्यांत आपण फार उशीर केला नाही ना एवढे तपासतात आणि सह्या करतात. मग ते जाडजूड पाकीट शासनाकडे रवाना होत.

     मी सांगलीला कलेक्टर म्हणून रूजू झाल्यावर या फाइलीवर सही करतांना लक्षात आल की इतकी पानं वाचायला कलेक्टरला कुठे वेळ असतो? म्हणून चार्टवर उभे- आडवे कॉलम पाहून त्यांत एकाच पानावर सर्व  तालुक्यांची माहिती  मागवली. अशी एक पानी माहिती असल्यामुळे ती वाचली. आणी मी उडालेच. कारण फेब्रुवारीचा अहवाल सांगत होता की भाताच्या दुस-या लागण्या पूर्ण होऊन पिके सुस्थितीत आहेत ! म्हणजे कधीतरी ऑक्टोबर मधे गेलेले अहवाल तसेच पुढे चालू राहिले होते! तो पंधरा पानी अहवाल कदाचित मी देखील पानन् पान- आणि तेही दर आठवड्याला- वाचला नसता.

   त्यानंतर मी दोन सुधारण केल्या. मूळ अवजड फाईल सोबत एक पातळ फाईल तयार करायला लावली ज्यामधे फक्त दर आठवड्याचा एका पानी अहवाल एकावर एक ठेवला जाईल- जेणेकरून मला वाटेल त्या आठवड्याच्या अहवालाची व मागच्या अहवालांची तुलना फार वेळ न घालवता करता येईल. दुसर म्हणजे शासनाकडे अहवाल पाठवण बंद केल. मग मंत्रालयातून फोन येऊ लागले. आधी चिटणीसांकडे, मग प्लॅनिंग ऑफिसर कडे, मग अंडर सेक्रेटरीचा फोन माझ्या पी. ए. कडे! सगळ्यांना उत्तर एकच - कलेक्टरांनी अहवाल पाठवण बंद करायला सांगितल आहे. मग एक दिवस डेप्युटी सेक्रेटरींचा मला फोन आला- “तुमचे अहवाल कां येत नाहीत?”

       “कारण तुम्ही त्यांच कांय करता ते मला कळत नाही- किंवा अस म्हणू या कि तुम्हाला त्याची गरज कांय ते मला कळत नाही!” त्यांना कळेना की माझ्या अज्ञानाला कांय उत्तर द्यावे. पण मग मी त्यांना कारण सांगितल- तिथे तरी कुणी हे रिपोर्ट वाचतात कां? वाचले असते तर तुमच्या ध्यानांत आल असत की आम्ही ऑक्टोबरचेच रिपोर्ट तसेच नकल करुन पाठवतोय्?

     माझी शंका अजूनही कायम आहे- की मंत्रालयात जाणारे रिपोर्ट कुणी वाचत कां!
   
     मॅनेजमेंट बाय एक्सेप्शन असा एक सिध्दान्त आहे- तो मला समजला तो असा की नियम करा- पण ते नियम सामान्यपणे ८०- ८५ टक्के घटनांची किंवा कामाचीच काळजी घेऊ शकतील. उरलेल्या १५ टक्क्यांच कांय? याला सरकारी उत्तर अस की उरलेल्यांना तुमचे काम सरकारी नियमांत बसत नाहीत अस सांगून मोकळ व्हा. पण चांगली मॅनेजमेंट ती, जी यापैकी निदान कांही परिस्थितींवर मात करू शकेल. याच एक उदाहरण म्हणजे महानगर टेलीफोन निगम ची दोष- सुधार- सेवा. आता आपण १९८ नंबरला फोन केला की पूर्वीप्रमाणे ऑपरेटर तक्रार ऐकत नाही, तर ती ठराविक प्रश्नोत्तरांच्या माध्यमातून ती आपोआप रेकॉर्ड केली जाते. उदा.- खराब टेलीफोनचा नंबर डायल करा, मग “डायल टोन नसेल तर १ डायल करा, लाईन वर गोंगाट असेल तर ३ डायल करा, टेलिफोन सेट खराब असेल तर ५ डायल करा इतर दोष असेल तर ७ डायल करा!”

     यामधे समजा तुमचे पहिले तीन प्रकारचे बिघाड नसून इतर कांही असेल आणि तुम्ही ७ डायल केलत तर कांय होत?
     कांहीही नाही. कारण म. टे. निगम कडल्या ८० टक्के फोनच्या तक्रारी पहिल्या तीन प्रकारच्या असतात. त्यांची दुरुस्ती रुटिन कर्मचारी करू शकतात- आणि करतात. इतर प्रकारची तक्रार असेल (म्हणजे ७ डायल केलेली) तर टेलिफोन ऑपरेटर किंवा सुपरिटेंडंटने स्वतः लाइनवर यावे किंवा आपल्याकडे फोन करून कांय तक्रार आहे हे विचारावे अशी आपली अपेक्षा असते.
    पण अस कांही करायच असत किंवा करता येऊ शकत हे सरकार मधे माहीत नसत!

    मी सांगलीला असताना शासनाने मंत्रालयात नव्याने स्केअर्सिटी रिलीफ कमिशनर ही पोस्ट निर्माण केली व एका अति वरिष्ठ सेक्रेटरीची नेमणूक केली. आदल्या वर्षाची दुष्काळी परिस्थिती आणि धावाधाव लक्षात घेऊन त्यांनी असा नियम काढला की प्रत्येक कलेक्टरने दररोज प्रत्येक तालुक्यातील पावसाचा अहवाल “बाय स्पेशल मेसेंजर” मागवायचा (म्हणजे कालचा अहवाल आज दुपारपर्यंत येणार) आणि सायंकाळी ते सर्व अहवाल गोळा करून प्रत्येक कलेक्टरने दररोज “बाय स्पेशल मेसेंजर” मुंबईला पाठवायचे! या सेक्रेटरींबद्दल सर्व कलेक्टर्सना खात्री होती की ते प्रत्येक रिपोर्टाचे प्रत्येक पान दररोज न दमता, न कंटाळता वाचणार आणि शिवाय पुढली योग्य ती कारवाई करण्यासाठी निर्देश देण्याइतका वेळ ते ऑफिस मधे बसून असणार. गंभीर संकट असल्यास रात्री एक वाजता त्यांच्या घरी फोन केला तरी शक्यतो फोनवर तिथल्या तिथे उपाय सुचवणार, नाही तर दुस-या दिवशी तरी  संकटावर मात करण्यासाठी लागणारे शासन- निर्देश आपल्या ऑफिसात येऊन पोचलेले असणार. अशा सेक्रेटरींपुढे या रोज-रोजच्या रिपोर्टामुळे आम्हाला खूप काम कराव लागत हे कलेक्टर्स कोणत्या तोंडाने सांगणार? तरी पण मी त्यांच्याकडून सूट मिळवलीच “सर, मला कलेक्टर म्हणून पूर किंवा पाणी टंचाईबाबतची माझी जबाबदारी थोडी फार कळते, असा तुम्हाला भरोसा वाटतो ना.”
      “ मग मला् एक परवानगी द्या- मी तालुक्यांचे रिपोर्ट रोज स्वतः वाचीन. नेहमीपेक्षा कांही  वेगळ असेल तर
तुम्हाला त्या दिवसाचा खास मेसेंजर पाठवीन, शिवाय फोनही करीन. नेहमीपेक्षा वेगळ नसेल तर आठवड्यातून एकदाच एकत्र अहवाल पाठवीन.”
     “आणि हीच सूट तू तुझ्या तहसिलदारांना दिलीस तर? मग गोंधळ होईल. मी तुझ्यावर भरोसा टाकण, आणि तूही पुढे तहसिदारांवर भरोसा टाकण या दोन वेगळ्या गोष्टी आहेत. स्केअर्सिटी मॅनेजमेंट ही क्रिटिकल गोष्ट असते -- दोन लेव्हल्स वर तीच सूट दिली तर धोका दुपटीपेक्षा जास्त वाढतो!”
     “कबूल. मी त्यांना सूट देणार नाही.”
          मात्र मी तहसिलदारांना अशी सूट दिली की त्यांनी रोज मी असेन तिथे मला फोन करून पावसाच्या अहवाल सांगायचा व  लेखी रिपोर्ट मधे आठवड्यातून एकदा कळवायचा.

      सरकारमधे तोंडी माहितीवर विश्वास टाकणे हे खूप धोक्याचे मानले जाते. म्हणून कामांची कटकट आणि लागणारा वेळ वाढला तरी लोकांना लेखी रिपोर्ट लागतात . मात्र या एका बाबतीत तोंडी (पण स्वतः तहसिलदारांनी स्वतः कलेक्टरांकडे) रिपोर्ट करण्याची परवानगी देऊन मी स्पेशल मेसेंजरचा रोजचा त्रास वाचवला. पुढे हिवाळा आला तसे मंत्राल्यानेही रोजचे रिपोर्टिंग बंद केले. मात्र मला दिलेली सूट सर्वत्र लागू केली नाही. इतर सहकाऱ्यांनी मला वेड्यात काढले -- का तर अशी सूट मिळवून मी सर्व मेसेंजर्सचा त्रास कमी केला तरी स्वतःची जबाबदारी मात्र वाढवून घेतली.

    मला मात्र वाटते की दुस-या एखाद्या कमी क्रिटीकल बाबतीत मेसेंजर सिस्टमच - (पण दररोज नाही) बरोबर ठरेल. क्रिटिकल बाब असेल तेंव्हा मात्र अधिका-यांनी स्वतः लक्ष घालण्याची गरज असते. ते त्यांनी केले पाहिजे आणि त्यासाठी त्यांना  कमीत कमी वेळ द्यावा लागेल अशीच मॉनिटरिंगची पध्दत शोधली गेली पाहिजे.

    संगणकांचा शासनात वापर खरा वाढला तो १९९५ नंतर. पण अजूनही त्याचा उपयोग सांख्यिकी माहितीच्या अॅनॅलिसिस साठी किंवा त्यावरून धोरणं ठरवण्यासाठी किंवा एकाच पध्दतीचा प्रश्न एकत्र सोडवण्यासाठी केला जात नाही. त्याऐवजी फार मर्यादित उपयोग केला जातो.

    शासनाकडे आलेल्या टपालाचेच उदाहरण घेऊ या. संगणक आपल्यापासून टपालाची नोंदणी संगणकावर होते. यामुळे कुणीही आपल्या टपालाची तारीख किंवा नाव सांगितल तर संगणकात ती नोंद पटकन ओळखता येते आणि संबंधित फाइल कुठे आहे ते तत्काळ सांगता येत. सध्या या माहितीचा एवढाच उपयोग केला जातो. ब-याचदा ही माहिती सुध्दा लोटस किंवा एक्सेल सारखे सांख्यिकी अॅनॅलिसिस करू शकणारे, चार्ट प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअर न वापरता वर्ड सारखे वर्ड- प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअर वापरूनच संगणकात भरली जाते. त्यामुळे अॅनॅलिसिस साठी या माहितीचा उपयोग होत नाही. त्या ऐवजी कांय कांय त-हेने ही माहिती वापरून कार्यक्षमता वाढवता येईल? सर्वप्रथम ही माहिती एक्सेल वर टाकली जावी, कारण त्यात वाटेल तेंव्हा नवीन कॉलम्स वाढवता येतात. शासनाच्या टपाल रजिस्टर मधे एक कॉलम टपाल कोणत्या क्लार्ककडे
पाठवल यासाठी असतो. तर मग दिवसाच्या शेवटी ज्या त्या क्लार्क प्रमाणे सॉर्टिंग करून प्रत्येक क्लार्कचा प्रिंट-आऊट काढून व हवे असल्यास सॉफ्ट कॉपी देखील  त्या क्लार्कडे दिली तर त्याचा पुनः स्वतःचे वर्कशीट लिहून काढायचा वेळ वाचतो.
     मी १९९५ नंतर सातत्याने दर ऑफिसात ही पध्दत राबवली- म्हणजे नाशिक कमिशनर , सेटलमेंट कमिशनर, शेती महामंडळ व आता राष्ट्रीय महिला आयोग. पण इतरत्र कोणत्याच कार्यालयात टपाल म्रॅनेजमेंट करतांना संगणकांमधे एकदा केलेल्या नोंदी वापरून इतर कारकुनांचा वर्कशीट लिहून काढण्याचा वेळ वाचवला असे चित्र दिसलेले नाही. यामधे किती मनुष्य-दिवस विनाकारण वाया घालवले जातात याचा विचार व अंदाज सहजासहजी कुणालाही येत नाही. पण शासणाकडे आलेल्या प्रत्येक टपालाची नोंद किमान पाच क्लार्क पाच ठिकाणी करतात हे लक्षांत घेतले तर या अपव्ययाची कल्पना येऊ शकते. टपाल नोंद करतांना ते कोणत्या जिल्ह्यातून आले याचा पण एक वेगळा कॉलम केला तर कांय होईल? कामांच्या पेन्डसीची जिल्हावार माहिती तत्काळ मिळू शकेल. ती संपूर्ण यादी जिल्ह्याधिकारी, इतर अधिकारी, पालकमंत्री, आमदार - खासदार यांना दर महिन्याला पाठवून देता येईल व त्यांना त्या प्रश्नांचा पाठपुरावा करता येईल.

     टपाल नोंदवतांना त्यातील विषयाचे ढोबळ स्वरूप (नेचर) कांय होते हाही कॉलम केला तर कांय होईल? शासनाकडे येणारे प्रत्येक कामाची पंचवीस- तीस प्रकारच्या स्वरूपात वर्गवारी करता येते. तशी केली तर कामाच्या नेचर-वाईज-सॉर्टिंग दर आठवड्याला करता येऊन एकाच त-हेच्या कित्येक कामांचा एकत्र आढावा घेता येईल-- प्रत्येक फाईल एकेक करून उपसावी लागणार नाही.

     इथे एक महत्वाचा मुद्दा आहे. शेवटी क्लार्कच्या पातळीवर प्रत्येक फाईल एकेक करुनच उपसावी लागते, तेंव्हाच त्यामधले काम संपवता येते. पण वरीष्ठ अधिका-यांनी फक्त फाईली संपवायच्या नसतात- त्यांचा आढावा घेण, प्रायोरिटी ठरवून देण, कांही नियम बदलावे लागत असतील तर ते बदलण, यामधून अधिका-याची कार्यक्षमता ठरत असते. हे सर्व करण्यासाठी संगणकाच्या नोंदी वापरता आल्या पाहिजेत, वापरल्या गेल्या पाहिजेत.
   
    एक अजून उदाहरण देते. सेटलमेंट कमिशनरच्या कार्यालयात मी रजू झाले तेंव्हा आपल्या सर्व- म्हणजे सुमारे पाचशे अधिका-यांचे सर्व्हिस पर्टिक्युलर्स संगणकावर टाकलेले आहेत मला असे सांगण्यात आले. ते दाखवा म्हटल्यावर  प्रत्येक अधिका-याची पूर्ण माहिती देणारे दोन पानी प्रिंट आऊट असा एक जंगी गठ्ठा माझ्या समोर ठेवण्यात आला. अशी माहिती ज्या त्या अधिका-याच्या फाईलीला लावण्यास अत्यंत योग्यच आहे हे समजून घेतले पाहिजे. त्यामुळे ‘त्या’ अधिका-याची फाइल उघडली की ती माहिती पटकन समोर येणार.
   
    पण एकत्रित प्रश्नांचे कांय?  उदाहरणार्थ या महिन्याला त्यातले किती जण निवृत्त होणार अस विचारल्यावर या माहितीसाठी सात दिवस (बर, चला तीन दिवसांत देतो) अस उत्तर मिळाल आणि तीन दिवसांत उत्तर देता याव म्हणून त्या डेस्क अधिका-याला व त्याच्या क्लार्कला कित्येक तास जादा बसाव लागणार होत. याचे कारण की त्यांनी ही सर्व माहिती वर्ड या सॉफ्टवेअरमधे तयार केली होती.
 
    मग मी पुनः सर्व माहिती एक्सेल सॉफ्टवेअर वापरून भरायला लावली. त्यांत निवृत्तिचा महिना व वर्ष हा कॉलमही टाकला. त्यामुळे त्या कॉलमवर सॉर्ट केल की कधी, किती व कोणकोण निवृत्त होणार ही एकत्र यादीच समोर यायची. त्याप्रमाणे त्यांच्या कागदपत्रांची तयारी आधीपासूनच सुरू होऊ लागली. ऑफिसचा बराच वेळ वाचू लागला.
   
      तरी सुरवातीला सगळ्यांची एक शंका होती   (अजूनही कित्येकांच्या मनात ती येईल.) एक्सेल मधे एखाद्या अधिका-याची संपूर्ण माहिती टाकायची तर तीस- चाळीस कॉलम करावे लागतील. त्याचा प्रिंट आऊट कसा घेणार? म्हणून ही कॉलम पध्दत नको. मी त्यांना एक सोपा उपाय सांगितला- बहुधा वेगवेळ्या कामांसाठी सात- आठ कॉलम मधली माहितीच पुरणारी असते. तेवढेच प्रिंट आउट वर घ्यायचे, बाकी माहिती संगणकावरच ठेवायची.  किंवा दुसरा सोपा उपाय आहे. पहिले २ कॉलम (म्हणजे अनुक्रमांक आणि नांव) कायम ठेऊन एका पानावर कॉलम नं १,२ अधिक ३ ते १० कॉलम्सचा प्रिंट आउट घ्यायचा. दुस-या कागदावर कॉलम नं १,२ सोबत ११ ते १८ कॉलम्सचा प्रिंट आऊट घ्यायचा..... अशा प्रकारे १२- १५ जणांची संपूर्ण माहिती तीन ते चार पानांत घेता येईल. अगदी शेवटी सगळ्यांची सगळी माहिती एकत्र केली तर तोही गठ्ठा आधी इतकाच जाडजूड होईल, पण या दुस-या गठ्ठ्यात माहितीची उलाढाल, किंवा उपसा-उपसी अत्यंत सोईस्कर रीत्या करता येईल. पहिल्या पध्दतीत ते अशक्य आहे.

     अगदी हाच नियम गांवोगांवच्या सात- बारा उता-यांसाठी लागू पडतो. सात- बाराच्या नमुन्यामधे एका पानावर जमीनीच्या एकाच तुकड्याची संपूर्ण माहिती असते. पण गांवात नमुना नं एक नांवाचे एक रजिस्टर असते, त्यांत कॉलम पडून अनुक्रमांक देऊन सगळ्या तुकड्यांची संपूर्ण माहिती असते. कोणत्याही वरिष्ठ अधिका-याला या माहितीची जास्त गरज असते- त्यामुळे तो लोकांचे प्रश्नही जास्त चांगल्या त-हेने सोडवू शकतो. शासनात मात्र जमीन तुकड्यांची माहिती संगणकावर टाकतांना अजूनही सात- बाराची पानं तयार करण्यची पध्दतच वापरली जाते. त्यामुळे शेतक-याला चटकन व लीगल व्यवधानापासून मुक्त असा उतारा मिळतो की नाही ही शंका आहेच. शिवाय संगणकामधे भरलेल्या या भाराभर (भारे भरभरून) माहितीचा उपयोग सिस्टम सुधारण्यासाठी किंवा वरिष्ठांचे तपासणीचे काम आणि ज्या त्या गावांचे जमीन महसूलाचे प्रश्न कार्यक्षमतेने सोडवण्यासाठी होत नाही तो नाहीच. यामुळेच या कामामधे निरुत्साह दिसून येतो त्याचा सोयीस्कर अर्थ असा लावला जातो की तालाठ्यांना किंवा महसूली अधिका-यांना त्यांची सत्ता इतरत्र जाऊ द्यायची नाही.

      संगणकातील एक्सेल सॉफ्टवेअर वापरून माहिती तयार करणारे व तिचे अॅनॅलिसिस करणारे अधिकारी देखील आहेत- त्यांनी अजून एक पायरी पुढे जायची गरज आहे- ते म्हणजे, ही माहिती नकाशांवर कलर- कोडिंग वापरून टाकणे. अहमदनगर जिल्ह्यांचा एक रंगीन नकाशा भूजल सर्वेक्षण खात्याने मला दाखवला होता. प्रत्येक विहिरीत मागील वर्षाच्या तुलनेत पाण्याची पातळी किती खाली गेली ती माहिती त्यांत भरून अंतर कमी असेल तिथे हिरवा रंग आणि जास्त असेल तिथे लाल रंग असा नकाशा संगणकावरच तयार करून घेतला तेंव्हा लाल रंगाचे पट्टेच्या पट्टे पहायला मिळाले आणि तेवढ्याच गांवांची एकत्र सभा घेऊन त्यांना याबद्दल जागरूक करता आले.
      ओरिसा मधे असेच कुपोषित मुलांची माहिती संगणकावरून नकाशावर टाकून बघितल्यानंतर कुपोषणाचे झोन्स ओळखता आले. त्याद्वारे नियोजन करून ग्रेड थ्री व ग्रेड फोरचे कुपोषण संपूर्ण थांबवण्याची मोहीम हाती घेता आली. आपल्याकडे मेळघाट, तलासरी, नाशिकचे आदिवासी तालुके या मधेही हे अॅनॅलिसिस करता येऊ शकेल.
     ओरिसाच्याच महिला, बाल कल्याण सेक्रेटरीने दिलेली माहिती -- महिलांनी केलेल्या आत्महत्येच्या माहितीत तिचे वय पण लिहिलेले असते. त्यावरून सॉर्ट करून, तसेच लग्न झाले होते किंवा नाही या कॉलमवरून सॉर्ट करून असे दिसून आले की महिलांनी आत्महत्या केल्यापैकी ऐंशी टक्के केसेस मधे अठरा ते पंचवीस वयोगटातील लग्न झालेल्या स्त्रिया होत्या. यावरून हुंडाबळी किंवा सासरी होणा-या छळाची कल्पना जास्त चांगल्या प्रकारे स्पष्ट होते. त्याच अॅनॅलिसिस मधे कांही पट्ट्यांत अठरा ते बावीस वयोगटातील लग्न न झालेल्या मुलींचे प्रमाण जास्त दिसत होते- तपास केल्यावर तिथल्या कॉलेजच्या मुलींना लग्नाचे आश्वासन देऊन फसविणा-या बाहेरगांवच्या टोळ्यांची माहिती उघडकीला आली.

      मी नाशिक कमिशनर असतांना एक मोठी नाटकीय घटना घडली.
      आपल्याकडे कुणाला नवीन विहिर खणायची असेल तर काटकसर किंवा अनुभवामुळे अजूनही भूजल खात्याच्या तंत्रज्ञाऐवजी पाणाड्यांना बोलावतात. ज्याचे अंदाज जितके चांगले त्या पाणाड्याचा जास्त मान! पाण्याचे अनुमान करण्यासाठी ते इतर विहिरीपण बघतात.
     असाच धुळ्याकडील एक पाणाड्या बराच प्रसिध्द झाला. दरवर्षी उन्हाळ्यांत तो नगर जिल्ह्यामधे यायचा. सल्ले द्यायचा. बराच फिरायचा. विहिरीही बघायचा.
    आणि एकदा त्याने कांही तरी वेगळच बोलून दाखवल. त्याच्या मते मागील दोन- तीन वर्षांत विहिरींमधे खाली गेलेली पाण्याची पातळी आणि त्या वर्षी दिसणारी पातळी यात बराच फरक असून एकूण सगळ्या विहिरींचे चित्र भूकंपाची शक्यता दर्शवत होते आणि त्याचा केंद्रबिंदु संगमनेर होता. याला अंधविश्वास म्हणून उपेक्षा करणे शक्य होत. त्याने उगीच लोकांमधे भिती पसरवली अस सांगून खटला भरणेही शक्य होत. पण लातूरची आठवण ताजी असल्यामुळे सगळी विचारत पडली- “पण त्याच भाकित खर ठरल आणि भूकंप आला तर कांय?”
   
       मग आम्ही दिल्लीच्या भूकंप मोजमाप केंद्राची मदत मागून पृथ्वीच्या पोटात मधून मधून जे कंप निर्माण होतात त्यांचे मोजमाप घेणारी दोन यंत्र मागवली. पैकी एक नाशिक तर एक संगमनेर येथे बसवल. दोन्ही यंत्रात जो फरक होता त्यातूनही सरकारी वृत्ति समजून घेता येईल. कारण संगमनेरच्या यंत्राला एक ड्रम जोडला होता व त्यावरून एक सतत पुढे चालणारा कागद गुंडाळला जात होता- इसीजी मशीन मधे असतो तसा. पृथ्वीच्या पोटातले लहान मोठे धक्के दर पाचेक मिनिटांना एक रेघ अशा त-हेने ड्रमवरून कागदावर उतरवले जात. त्या रेघेच्या उंचीवरून धक्क्याच्यी तीव्रता कळत असे. चार रिश्टरच्या धक्क्याची किती उंच असेल ते दर्शवणारी खूण पण ड्रमवर होती आणी तिच्या मानाने कागदावरच्या रेघांची उंची खूपच कमी होती. ते स्वतःच्या डोळ्यांनी बघायला बाया- माणस आणी शाळा- कॉलेजची मुल- मुली येत आणि स्वतःच्या मनाला थोडासा दिलासा देत. या उलट नाशिकच यंत्र वेगळ होत. तिथे कागदावर तीन ठिकाणी छोटी वर्तुळ उमटत. त्यांच्या वरून बरीच मोठी गणित करून व ती माहिती दिल्लीला पाठवून सुमारे चार दिवसांनी तिथल्या धक्क्यांच्या तीव्रतेबद्दल अंदाज घेता यायचा, तो देखील त्या खात्याच्या नियमाप्रमाणे गुप्त माहिती  या सदरांत मोडत असल्याने लोकांना त्याबद्दल कांहीच सांगितल जात नसे. खरे तर संगमनेरच्या माहिती बद्दलही तिथे दिल्लीहून आलेले खास अधिकारी कोणतही “अधिकृत” वक्तव्य देऊ शकत नव्हते. पण लोकांना स्वतः काय निष्कर्ष किंवा अंदाज काढायचे ते काढण्याची मोकळीक आणि कांही दृश्य माहिती समोर असायची. तसा नाशिकमधे नव्हत. त्यामुळे नाशिकमधील भितीच वातावरण जात नव्हत.
     संगमनेर टाईपच दुसरं मशीन भारत सरकारकडे त्यावेळी उपलब्ध नव्हत आणि लोकांना माहिती द्यायची की नाही हा निर्णय खात्यांत अजूनही झालेला नाही.
     पण लोकांना माहिती दिल्याने किती अफवा वाचू शकतात याचं आणखीन एक उदाहरण त्याच काळांत घडल. संगमनेर- पुणे हायवे वरच्या एका गांवचा किस्सा.
     एक माणूस भल्या पहाटे उठून रोजच्या प्रमाणे प्रतिर्विधीसाठी शेतात चालला असता वाटेत एका झाडाची फांदी त्याच्या डोक्यावर आपटली. त्याच म्हणण, तो रोज त्याच झाडाखालून ये- जा करायचा पण कधीही फांदीला डोक आपटल नाही. ते आता आपटल याचा अर्थ झाड जमीनीत खाली खचल आहे- ते खचत चालल आहे- कारण भूकंप येणार आहे- त्या झाडाखालची पृथ्वी खोल कुठेतरी सरकत असणार म्हणून झाड खचतय वगैरे!
      यातून सुरू होणा-या अफवा तत्काळ थांबवायला हव्या होत्या. पण त्याहून महत्वाच अस होत की झाड खरच खचतय का हे ही समजण गरजेच होत. आणि खचत असेल तर त्याचा खचण्याचा वेग मंदच असणार होता.
     मी तत्काळ एक युक्ति सांगून एक डेप्युटी कलेक्टर व एक तहसिलदार त्या गांवी पाठवले. त्यांनी तलाठी व वनखात्याच्या कर्मचा-यांतर्फे सर्व गांव गोळा करून सर्वांसमोर फुटपट्टीने मोजून अगदी जमीनीपासून सुरुवात करून झाडावर सहा- सहा इंच रुंदीचे एकाआड एक असे चुन्याचे आणि गेरुचे पट्टे रंगवून घेतले. आता जर झाड खचत असेल तर त्याचा अंदाज व खचण्याचा वेगही दोन चार दिवसातच कळणार होता. तोही फक्त शासनालाच नाही, तर पूर्ण गांवाला आणि सर्व जनतेला कळणार होता.
     सुदैवाने झाड खचत नव्हत आणि याची खात्री प्रत्येक जण स्वतः झाड बघून करु शकत होत. हा दिलासा त्या शंकेच्या काळात इतका महत्वाचा होता की हायवेवरील ट्रक व बसेस देखील थोडीशी वाट वाकडी करुन झाडापर्यंत जाऊन स्वतः बघून येत. पुढे संकटाची तारीख उलटून गेल्यानंतर लोक त्या झाडावर पूजा वगैरे करू लागल्याचही मी ऐकल.
     पण इतक होऊनही भूकंप मोजमाप खात्याने त्यांच्या एकूण गुप्त माहिती पैकी थोडी बहुत माहिती जाहीर करावी असा सुधारित नियम करुन घ्यायला कांही मला जमलले नाही. तसे मी प्रयत्नही फारसे केले नाहीत, करत राहिले तरी त्यातून कांही निष्पन्न होईल का हा प्रश्नही खरा! मग या देशाच प्रशासन सुधारणार कस?

     एवढ मात्र निश्चितकी ज्या त्या कार्यालय प्रमुखावर खूप कांही अवलंबून असत. प्रमुखच जेंव्हा ढेपळतो किंवा उदासीन, अकार्यक्षम अगर भ्रष्टाचारी असतो तेंव्हा त्या कार्यालयामार्फत विशेष कांही साध्य होऊ शकत नाही. तिथल्या उत्साही कर्मचा-यांची उमेद मंदावते. मात्र कार्यालय प्रमुख जेंव्हा पुढाकार घेतो तेंव्हा कित्येक सुधारणा जलद गतीने घडवून आणू शकतो.
   
 दुसरी महत्वाची गरज म्हणजे विभिन्न कार्यालयांमधे आणि कार्यप्रमुखांमधे एकत्र बसून विचार करण्याची पध्दत हवी. “सं वो मनांसि जानताम्” हे वेदवाक्य सतत उद्धृत करण्याची अलीकडे एक फॅशन झाली आहे, पण प्रत्यक्षांत मात्र एकत्र बसून , एकमेकांची मनं आणी सल्ला मानून शासन व्यवहार होतांना दिसत नाही. त्यामुळे शासनात प्रत्येक जण इतरांच्या अकर्मण्येतेमुळे स्वतः देखील हतबल होत जातो.

     मग वाटत की एकच उपाय आहे- जर जनता या प्रश्नांमागे उभी राहू शकली तर कित्येक सुधारणा होतील- होऊ शकतील. कांही सुधारणा अधिकारी करत आहेत- कांही कोर्ट करवून घेत आहे- कुठे एखादा राजकीय नेता कांही चांगल करतोय्. या सगळ्या एकेकट्याने लढणा-या राजपूत वीरांना एकत्र आणल आणि “प्रशासकीय गैरकारभार” नांवाच्या शत्रूबरोबर एकत्रपणे लढायला लावल तर कदाचित कांही सुधारणा होऊ शकतील.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------