असे होते माझे पीए

असे  होते माझे पीए
श्रीमती लीना मेहेंदळे, भाप्रसे
सहसचिव तथा कार्यकारी संचालक
पी.सी.आर.ए., नवी दिल्ली


गेल्या तीस वर्षांच्या शासकीय सेवेत माझी जी काही प्रशासकीय कुशलता दिसली असेल त्यातले बरेचसे श्रेय माझ्या पर्सनल असिस्टंटना जाते.
नोकरीत आल्यानंतर सर्वप्रथम असिस्टंट कलेक्टर, हवेली या पदावर असताना वेगळे पीए कुणी नव्हते. पण नुकत्याच क्लार्क लागलेल्या दुधाणे या माझ्या अलिखित पीए होत्या. खिरे, पवार, गोरे, जोशी आणि दुधाणे असे पाचजण मिळून पूर्ण ऑफिसचे काम बघत.
पूर्णवेळ माझेच असिस्टंट म्हणून काम बघणारे पहिले पीए म्हणजे औरंगाबाद जिल्हा परिषदेचे बल्लाळ त्यानंतर सांगली जिल्हा परिषदेचे देशपांडे, सांगली कलेक्टर  कार्यालयाचे खोत, WMDC मधे आधी शेख व नंतर यशदामध्ये सौ. नाईक आणि थोरात, NIN मध्ये उत्तम व विनय, नाशिक कमिशनर कार्यालयात वाणी, सेटलमेंट कमिशनर असताना जमादार व माने, MSFC मध्ये लीलम्मा व देशपांडे, NCW मध्ये शाम किशोर व मधु तर PCRA मध्ये चावला व चमोली या सर्वांनी वेळोवेळी माझी सर्व कामे सांभाळली. त्यातून बर्‍याच मुद्यांवर एक सिस्टम बसवून घेणे मला शक्य झाले. यातल्या काही ठळक बाबी अशा-
नियमित येणार्‍या नस्तींबाबत
माझ्या सिस्टममध्ये नियमित येणार्‍या नस्ती या सादर करणार्‍या डेस्कची जबाबदारी असून ज्या त्या डेस्क ऑफिसरने त्यांच्याबाबत माझी गाठ घेऊन, गरज असल्यास चर्चा करुन तिचा उलगडा करावा. यामध्ये मी शक्यतो पीए ला गुंतवत नाही. आलेल्या व गेलेल्या नस्तींची नोंद घेण्यास शक्यतो सांगत नाही.
परंतु आफिस कामांमध्ये माझी वेगळी Priority ठरलेली असते. निव्वळ आलेल्या नस्ती संपवणे ही Priority नसते. ऑफिससाठी मुक्रर असलेल्या कामांची घडी नीट बसवणे, त्यांचे मॉनिटरिंग नीट व्हावे यासाठी सिस्टम तयार करणे, प्रसंगी ऑफिस स्टाफचे ट्रेनिंग घेणे, आपण अजून काय काय कामे करु शकतो त्याचा शोध घेणे व त्यासाठी स्टाफमधील प्रत्येकाची जबाबदारी ठरवून देणे, सतत सुधारणा होत रहावी म्हणून उपाय सुचवणे अशा गोष्टी मी करीत असते. त्यामुळे माझ्याकडील कल्पनांची आणि स्कीमची यादी वाढतच जाते.
त्यामुळे अशा सर्व कल्पना आणि स्कीमची यादी करुन त्यांचा वेळोवेळी पाठपुरावा करीत रहाणे हे माझ्या पीए चे दुसरे काम.
पण मग पहिले काम कोणते? हा धडा मला जवळजवळ पहिल्याच दिवशी शिकायला मिळाला.
प्रत्येक कार्यालय प्रमुखाने काही रजिस्टर्स नित्यनेमाने तपासण्याची गरज असते. तरच इतर स्टाफची कामे किती अपटूडेट आहेत हे कळू शकते. यासाठी मी एक तक्ता तयार करते. त्यात अनुक्रम, रजिस्टरचे नांव, जानेवारी ते डिसेंबर आणि शेरा असे पंधरा रकाने असतात. जेवढया रजिस्टर्स किंवा करंट फाईल्स वेळोवेळी तपासणे गरजेचे असेल त्या तीस चाळीस रजिस्टर्सची नांवे दुसर्‍या रकान्यात लिहायची. यापैकी समजा पाच रजिस्टर्स मी जानेवारीमध्ये कधीही तपासली तर जानेवारीच्या रकान्यात त्या रजिस्टरच्या नांवापुढे * किंवा छोटी सही किंवा तारीख यापैकी कांहीही टाकायचे. ज्यांची तपासणी जानेवारी अखेरपर्यंत झाली नाही त्यांच्यापुढे X मारायची. असेच दर महिन्याला करत जायचे. प्रत्येक वेळी रजिस्टर सोबत हाही तक्ता आपल्या समोर येतो त्यामुळे आपण किती रजिस्टर्स व नस्तींकडे किती महिन्यात पाहिले नाही तेही कळते. हे रजिस्टर माझ्या समोर आणणे हे पहिले काम.
अशाप्रकारे तक्ता तयार करुन दर महिन्याला आपण पाठपुरावा केला की नाही ते तपासण्याचे कामी ही पद्धत खूप उपयोगी पडते. माझ्याकडे असलेल्या स्कीम्स व कल्पनांसाठी देखील मी असाच तक्ता वापरते.
शिष्टाचार व कार्यालयीन संबंधांसाठी आपण अधून मधून काही महत्त्वाच्या व्यक्तींबरोबर संपर्क ठेऊन असणे गरजेचे आहे. यामध्ये मित्रत्वाची भावना जास्ती आणि कार्यालयाचे तात्कालिक काम कमी असे असेल तर संपर्क ठेवण्याकडे हमखास दुर्लक्ष होते. म्हणून माझे पीए अशा व्यक्तींची यादी व त्यांच्यासाठीही जानेवारी ते डिसेंबर असा तक्ता तयार करतात व कुणाकुणाबरोबर मी शिष्टाचाराच्या गप्पा अगर पत्रव्यवहार केला आणि कुणाबरोबर करायचा राहिला त्याची मला वेळोवेळी आठवण करुन देतात.
हा झाला मी पाळायचा शिष्टाचार. पण पीए ने देखील बरेच शिष्टाचार पाळायचे असतात. तरच त्यांच्या साहेबांची प्रतिमा उंचावते. त्यांची यादी बरच मोठी होईल, उदाहरणार्थ
फोन आल्यास तो पाच रिंग्जच्या आत उचलला पाहिजे.
मी कार्यालयाबाहेर नसताना पीए यांनी पूर्ण वेळ कार्यालयात असलेच पाहिजे. जेणेकरुन फोन करणार्‍याची किंवा भेटीस येणार्‍याची गैरसोय होत नाही.
माझ्या पीए ने तीन प्रकारच्या डायर्‍या किंवा नोंदवह्या ठेवाव्या. त्यापैकी एक नोंदवही माझ्या गैरहजेरीत आलेल्या फोन्स किंवा भेटायला आलेल्या व्यक्तींच्या नोंदीसाठी असेल. त्यामध्ये त्या व्यक्तीचे नांव, पत्ता, फोन नं., हुद्दा व त्यांनी देऊ केल्यास कामाचा विषय नोंदवावा. मी परत आल्या-आल्या या नोंदी मला पहायला मिळतील अशी व्यवस्था करावी व लवकरात लवकर त्यांना फोन जोडून देऊन माझे बोलणे होईल असे पहावे.
फोनवर किंवा भेटायला आलेल्या व्यक्तीबरोबर अत्यंत सौजन्याने वागावे.
माझ्या घरचा फोन नंबर, मोबाईल नंबर तसेच मी बाहेरगांवी असल्यास कधी परत येणार या बाबी गुपित ठेवण्याची गरज नाही. विचारेल त्याला ही माहिती उपलब्ध करुन द्यावी.
गावातीलच व्यक्ती जेव्हा भेटावयास येतात तेव्हा त्यांनी फोन करुन यावा ही अपेक्षा असते हे त्यांना सौजन्यपूर्ण    षेत पण नक्की सांगावे.
मी कोणत्याही कार्यालयैंत गेल्यावर माझे पीए, ड्रायव्हर व शिपाई या प्रत्येकाकडे त्या वर्षाची डायरी नक्की असावी याची मी काळजी घ्ैेंते. यासाठी कार्यालयैंतर्फे डायरी देणे शक्य नसेल तर मी स्वतः  त्यांना डायरी वित घेऊन देते. माझा ड्रायव्हर व कार्यालयीन शिपाई यांच्यावर बर्‍याच जबाबदार्‍या टाकण्याची माझी सवय आहे. यासाठी क्ष्यांना काही प्रमैंणात प्रशिक्षण देणे आवश्य असते. हे प्रशिक्षण पीए यांनी द्यावे अशी माझी अपेक्षा असते व आतापयैत सर्वांनी ही जबाबदारी पार पाडली आहे. विशेषतः माझा कठेही जाण्याचा कार्यक्रम ठरल्याबरोबर माझे पीए ड्रायनव्हरला च्या डायरीत खालील नोंदी घेण्यास सांगतात-
कार्यक्रमाची तारीख व वेळ? तो कुणी आयोजित केला आहे? संपर्कासाठी कुणाचे नांव दिले आहे? त्यांचा फोन, मोबाईल इ.? कार्यक्रम नेमका कुठे आहे - तिथला संपूर्ण पत्ता, तसेच जायचा रस्ता, खाणाखुणा - या सर्व ड्रायव्हरने स्वतः आयोजकांच्या ऑफिसातील एखाद्या ड्रायव्हरबरोबर बोलून समजून घ्यावे. अशा कार्यक्रमात नेण्यासाठी माझी संबंधित कागदपत्रांची नस्ती तात्काळ तयार करायला घ्यावी व जातांना न चुकता ड्रायव्हरकडे द्यावी. ड्रायव्हरने देखील ही नस्ती घेण्याची आठवण ठेवावी.
दौर्‍यावर ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़ड़
दौर्‍यासाठी ज्यांची मंजूरी हवी असेल तिथे एक नोट पाठवणे.
अग्रिम घेण्याचा असेल तर ती वेगळी नोट तयार करणे.
मी किती दिवस कार्यालयात उपलब्ध नाही त्याची सूचना संबंधितांना व शक्यतो सर्वांना द्यावी, जेणेकरुन काही अर्जंट बाबी असल्यास संबंधितांनी मी जाण्यापूर्वीच त्यांची चर्चा किंवा पूर्तता करावी.
दौर्‍याचे जे मुख्य काम आहे त्याबाबत संपूर्ण माहिती व आवश्यक कागदपत्र जुळवावेत.
ज्या गांवी जायचे असेल तिथे पोहोचल्यावरील पुढील व्यवस्था - वाहन, रहाणे, घ्यायला कोणी येणार का? ते मला कसे ओळखणार, त्यांचे फोन इत्यादी सर्व माहिती.
 ज्या गावी जायचे तिथे इतर कोणकोणत्या व्यक्तींना किंवा अधिकार्‍यांना किंवा संस्थेला शिष्टाचाराची भेट किंवा फोन करायचा आहे ती संपूर्ण यादी.
दौर्‍याच्या प्रत्येक दिवश सकाळी मला फोन करुन महत्त्वाच्या सूचनांची देवाण-घेवाण करणे - तसेच त्या सर्वांना कल्पना देणे.
दौर्‍यावरुन परत निघण्याच्या सुमारे चार तास अगोदर मला फोन करून काही बदल नसल्याची खात्री करुन घ्यावी. तसेच मी परत आल्यावर ड्रायव्हरची व्यवस्था इत्यादी पूर्ण असल्याची माहिती देणे.
मी दौर्‍यावरुन परत आलयावर तात्काळ माझ्याकडून सर्व तिकीटं, पेमेंट केल्याची बील इत्यादी घेऊन टी. ए. बील तयार करायला घेणे.
माझ्याबरोबर परत आलेल्या नस्ती तपासून त्यातील सूचनांप्रमाणे कामे करायला घेणे - तसेच त्यांची यादी करुन माझ्यापुढे ठेवणे.
दौर्‍याची टूर-नोट करण्यासाठी - डिक्टेशन घेणे किंवा ते डिक्टाफोनवर अगोदरच देऊन झाले असल्यास टायपिंगला घेणे.
याचबरोबर जर परदेश दौरा असेल तर व्हिसा, ट्रॅव्हेल एजंटकडून तिकीटांची व्यवस्था, सोबत न्याव्या लागणार्‍या सामानाची व कागदपत्रांची यादी इत्यादी तयारी करणे.
माझ्या सर्व वैयक्तिक पेमेंटच्या नस्ती व्यवस्थित ठेवणे, हे माझ्या घ्ऋ चे महत्त्वाचे काम असते.
यामध्ये किती प्रकार असावेत, ती गणती पण खूपच मोठी आहे.
पगाराची नस्ती
जी.पी.एफ.
घरभाडे भरल्याच्या पावत्या
प्राप्ती कराची नस्ती
इतर कपातीच्या नस्ती
Increment व Pay Fixation ची नस्ती
या खेरीज
बँक अकौंट, क्रेडीट कार्ड, फ्लाईंग रिटर्न अकौंट, क्लब मेंबरशिप यांच्या नस्ती.
जसे आर्थिक मुद्यांच्या नस्ती ठेवणे गरजेचे असते तसेच इतर काही नस्ती ठेवाव्या लागतात.
उदा. : दिवाळी व नवीन वर्षाच्या Greeting Cards बाबत कुणाची Card आली त्यांना पोच पाठवली का, आपण कुणाला कार्डस्‌ पाठवली व त्यांची पोच आली का?
या खेरीज काही सामाजिक कार्यक्रमांची निमंत्रण कोणी-कोणी पाठवली त्यांची यादी ठेवणे व आपल्या कार्यालयीन कार्यक्रमांचे निमंत्रण कुणाला पाठवावे ती यादी.
माझ्या पीए ने तीन प्रकारच्या नोंदी अगर डायर्‍या ठेवाव्या असे मी सुचवते. त्यापैकी एक ही डेस्क डायरी किंवा टिकलर फाईल या स्वरुपाची असते. त्यात पुढील कामांची किंवा ठराविक वेळेनंतर कराव्या लागणार्‍या कामांची नोंद त्या त्या तारखेनुरूप असते. ती तारीख उजाडली की ते पान उलटले जाते आणि आपोआप त्या दिवशी करायच्या कामाची नोंद समोर येते. ज्या आठवडयात मी खास लक्षात ठेवावे अशा appointments ची यादी मोठी असेल त्याच आठवडयात माझे पीए मला आठवडयाचा प्रोग्राम वेगळ्या बोर्डवर लिहून देतात एरवी नाही. मात्र माझ्या टेबलवर इयर प्लॅनर ठेवलेला असतो व त्यावर मी नोंदी घेत असते. नंतर माझ्या गैरहजेरीत पीए त्या प्लॅनरवर पाहून आपल्या डायरीत नोंदी घेतात.
आता टिकलर फाईलचे काम कॉम्प्युटरच करतो. नवीन दिवशी कॉम्प्युटर उघडला की सर्वप्रथम त्याने आपल्या आजच्या कामांची यादी दाखवावी अशी standing instruction त्याला देऊन चालते.
याखेरीज इतर पीए प्रमाणे माझे पीए देखील टेलीफोन डायरी ठेवतात. ही डायरी त्यांच्या टेबलावर सर्वात वर व कधीही कुणलाही उपलब्ध राहील अशा तर्‍हेने ठेवण्याबाबत मी आग्रही असते. हेतू हा की पीए च्या गैरहजेरीत शिपाई किंवा इतर क्लार्कना काम निभाऊन नेता यावे.
सुमारे १९८६ पासून मी सातत्याने संगणक वापरायला सुरुवात केली. मी म्हणजे अर्थातच माझ्या पीए ने. मात्र बहुतेक सर्व पीए ना संगणक शिकवण्याचे काम मीच केले. अगदी सुरुवातीला वर्ड प्रोसेसिंगचे तसेच स्प्रेड शीटचे काम शिकवले. बेसिक व कोबोलचे प्रोग्रामिंग मी शिकले, पण ते त्यांना शिकवले  १९९० नंतर फॉक्स प्रो तसेच मराठी, हिंदी - वर्ड प्रोसेसर्स बाजारात आले तेव्हाही त्यांचा वापर करायला मी आग्रही होते. १९९५ पासून पुढे एक्सेल चा वापर मी व माझे पीए सर्रास करु लागले कारण मॉनिटरिंग साठी मला लागणारे तक्ते तयार करण्यासाठी तो सोपा व उपयुक्त प्रोग्राम होता. १९९८ च्या पुढे लीप ऑफिस या भारतीय भाषांच्या Software ची तसेच इंटरनेट व ई-मेलची त्यात भर पडली. या सर्वांचा वापर माझ्या पीए ने करावा, येत नसेल तर माझ्याकडून शिकावा याबाबत मी आग्रही होते. आता तर मी महत्त्वाची टिपण किंवा पॉलिसी पेपर्स हे html च्या form मध्ये तयार करुन माझ्या वेबसाईटवर अपलोड करुन ठेवण्याची जबाबदारी देखील माझ्या पीए वर आहे. तसेच वेब सर्फिंग करुन हवी ती माहिती शोधून काढण्याची जबाबदारी देखील.
मी दर महिन्याला साधारणपणे कोणत्या मिटींगला हजर राहिले, कोणती महत्त्वाची कामे सुरु केली किंवा संपवली, कुणाला भेटले, कुठे दौरे केले याचा एक मासिक कामकाज अहवाल तयार करते. या अहवालाचा कच्चा मसुदा तयार करणे, मग पक्की नोट तयार झाल्यावर ती सर्क्युलेट करणे आणि त्यांच्या आधारे वार्षिक गोपनीय अहवालासाठी सेल्फ असेसमेंटचा मसुदा तयार करणे, ही कामे देखील माझे पीए च चांगल्या तर्‍हेने पार पाडतात.
-----------------------------------------------------------------------